AVIA management OY:n 
asiakas-, sopimuskumppani- ja markkinointitietosuojaseloste

Päivitetty: 8.9.2023

1. Rekisterinpitäjä
Avia Management Oy (3376168-2).
Rahtitie 3
01530 Vantaa
(jäljempänä ”me” tai ”Avia Management Oy”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Niina Kemi
Rahtitie 3, 01530 Vantaa
info@aviarealestate.fi

3. Rekisterin nimi
Avia Management Oy:n asiakas-, sopimuskumppani- ja markkinointitietosuojaseloste.

Asiakkailla tarkoitetaan Avia Management Oy:n pitkä- tai lyhytaikaisia vuokralaisia ja käyttäjiä liikehuoneistoissa, neuvottelu, kokous- ja saunatiloissa tai parkkialueella (pl. Koy Vantaan Kolmiparkki, jonka osalta on erillinen tietosuojaseloste) sekä sopimuskumppaneiden ja sidosryhmien yhteyshenkilöitä.

Potenttiaalisilla asiakkailla tarkotietaan tahoja, jotka ovat ottaneet meihin yhteyttä esimerkiksi verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta.

4. Mitä henkilötietoija käsittelemme ja mitkä ovat käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
Henkilötietojen kerääminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi hoitaa vuokranantajan velvoitteita, toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

HENKILÖTIETOTYYPIT KÄSITTELYN TARKOITUS LAILLINEN PERUSTE
Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, asiakasnumero ja asiointikieli

Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;

Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot

Pysäköintiä koskevat tiedot kuten rekisterinumero, maksutiedot, pysäköintiajankohdat, pysäköintikortin haltija

 Palveluidemme toimittaminen, järjestäminen ja kehittäminen Oikeutettu etu
Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen Sopimuksen täytäntöönpaneminen
Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset).
Asiakassuhteemme hoitaminen ml. tapahtumien järjestäminen, asiakastyytyväisyyskyselyjen lähettäminen Oikeutettu etu
Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset).
Tapahtumien yhteydessä kerättävät henkilötiedot kuten rekisteröityminen tapahtumaan, erityisruokavalio, laskutustiedot Tapahtumien järjestäminen Oikeutettu etu
Suostumus
Asiaskassuhteeseen, potenttiaaliseen asiakassuhteeseen ja/tai sopimuksiin liittyvät tiedot kuten tiedot anetuista tarjouksista, menneistä ja voimassaolevista sopimuksista ja toimeksiannoista, yhteydenpitoon liittyvät tiedot, laskutustiedot Sopimus- ja muiden lupaustemme täyttäminen; tarjousten antaminen Sopimuksen täytäntöönpaneminen
Potenttiaalisen asiakassuhteen tai olemassa olevan asiakassuhteen hoitaminen, kehittäinen ja ylläpito Oikeutettu etu
Tiedot koskien teknistä yhteyttä ja käyttämääsi päätelaitetta kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet* Käyttäytymisen analysointi, profilointi Suostumus

*evästeiden osalta ks. evästeseloste

5. Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: sinulta itseltäsi, käyttämistäsi järjestelmistä, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

6. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksi antaman kolmannen osapuolen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Luovutamme henkilötietoja lainsäädäntöön perustuen viranomaisille, kuten poliisille, veroviranomaisille tms. jos lainsäädäntö niin velvoittaa.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Lisäksi olemme ulkoistaneet kiinteistöjen huolto-, siivous- ja vastaanottopalvelut, kiinteistöjen vartioinnin ja kulunvalvonnan (ml. kameravalvonta) ja autoparkkeeraukseen liittyvät palvelut ulkopuolisille palveluntarjoajille.

Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

9. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.